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業務一元化検証結果に基づく課題・問題点への改善等対応状況

平成22年6月9日更新

このたび、業務一元化検証結果に基づく各業務の課題・問題点への改善等対応状況を次のとおり取りまとめました。

業務一元化検証結果に基づく課題・問題点への改善等対応状況(報告)[PDF]

○人事給与業務[平成20年11月28日検証報告;平成21年2月10日公表]

課題・問題点 改善等対応状況
教職員に対するサービスの低下 高専事務担当者への教職員からの問合せに対しては、業務マニュアルを作成(平成22年3月)し、ザイトス(ファイルサーバシステム)で公開してサービス向上と業務改善に努めた。
給与計算の確認業務 給与計算結果の本部及び各高専での確認業務が重複していたため、本部と高専の業務分担に従い、それぞれが責任をもってUPDS(人事給与システム)への入力を正確に行う体制のマニュアルを作成した。今後は担当者の研修会等を計画する。
勤怠情報入力業務の負担増 UPDS操作マニュアルを作成(平成22年3月)し公開した。今後は業務のルーチン化や業務に対する経験の積み重ねにより、対処できると思われる。
各種証明書の発行 発行に時間を要していたため、正式な証明書等交付願の本部への到着を待たず、メール等での依頼により発行できるようにした。
初任給決定の一元化 初任給決定事務の一元化は行わず、人事課において7ブロックに分けて研修会を開催した。
諸手当決定の迅速化 業務マニュアルを整備し、必要書類を提示することにより、書類不備のため認定業務が遅くなることを少なくした。
各校担当者の知識の低下 人事給与業務マニュアル及びUPDS操作マニュアルを作成(平成22年3月)し、ザイトスで公開した。


○共済業務[平成20年11月28日検証報告;平成21年2月10日公表]

課題・問題点 改善等対応状況
教職員に対するサービスの低下 共済組合HPの充実により、幅広く迅速な情報提供に努めている。
組合員証の検認 51高専を7グループに分けて実施するなど検認の実施方法を見直したほか、確認ができたものから直ちに高専に返却している。また、事前に必要書類をもれなく通知することにより、書類不備による認定業務が遅くなることを少なくした。今後は、組合員証のカード化を再度共済本部に要望していく。
人間ドック 共済本部事業であるが、機構共済組合HPでの周知も行っている。
共済業務の知識の啓蒙 随時、共済組合HPの充実を図った。また、共済業務マニュアルを作成(平成22年3月)し、ザイトス(ファイルサーバシステム)で公開した。


○支払業務[平成21年3月5日検証報告;平成21年3月25日公表]

課題・問題点 改善等対応状況
支払手続きにかかる時間的余裕の不足 業務のルーチン化や業務に対する経験の積み重ねにより、対処できると思われる。
本部業務と高専業務の重複 支払業務マニュアルを作成(平成22年3月)し、本部業務と高専業務の区分を明確にして、業務の改善を図った。
緊急時の支払対応 緊急を要する支払は、高専から連絡を受け適宜対処しているところであるが、今後も適切に対応していく。


○旅費業務[平成21年11月30日検証報告;平成22年1月21日公表]

課題・問題点 改善等対応状況
新旅費システムへの入力の複雑さ、マニュアルの整備 平成22年3月末に旅費システムの改修を行い、画面に操作手順と簡単な解説を表示して、入力手順・方法ををわかりやすく示した。また、旅費業務マニュアルを作成(平成22年3月)し、ザイトス(ファイルサーバシステム)で公開して業務の改善・効率化を図った。
新旅費システムの反応速度が遅い 意見を寄せた26高専の現状を調査したところ、旅費システムの問題ではなく、高専におけるネットワーク環境に問題がある可能性が高いことが判明した。今後、機構本部情報企画係と高専の情報担当者とで、ネットワーク環境の改善を進めていく。
近郊地域内旅行の支払時期 これまで近郊地域内旅行のデータは1ヶ月まとめて財務会計システムに渡して支払を行っていたが、平成21年10月からデータを渡す回数を月2回とし、早期の支払いができるように改善した。
非常勤講師旅費の対応方法 通勤手当に倣った交通費として支給することを検討し、平成22年4月から実施して、旅費業務の改善・効率化を図った。
常用区間の設定・管理方法 旅費システムの改修により、今まで機構本部が行っていた常用区間の設定を高専でもできるように改善した。
新旅費システムの旅行命令の関連書類の添付機能追加 旅費システムの改修により、旅行者が旅行データにPDF等の資料を添付できるようにし、旅行承認者において添付データを確認できるように改善した。
バス料金のシステム化 バス料金については、対象となるバス会社が多すぎるためシステム化は困難である。出張後の旅行報告書にバス利用区間と料金を記載報告してもらうように改めることで、教職員が事前にバス運賃を調べることがなくなり、旅行行程作成入力の負担が軽減された。
機構全体によるマスタ統一化 現在、用務先等を検索すると登録データが重複している。今後、機構本部と高専間でマスタ統一に向けて見直しを図っていく。
平成21年12月10日~18日に全高専の旅費担当者を対象にweb会議システムを使って旅費説明会を開催し、改善要望に対する対応策を説明するとともに、早期の支払いについて協力要請を行ったところである。


○収納業務[平成22年2月26日検証報告;平成22年3月19日公表]

課題・問題点 改善等対応状況
学納金収納システムに債権データ等を取り込む時に時間がかかる 平成22年度にシステムのサーバ増設を検討する。
学納金収納システムに債権データ等を取り込む期間が短い 機構の規則により授業料の徴収時期等が定められていることや口座振替の日程により、データ作成やデータ取り込みのための期間が短くなっているが、業務のルーチン化や業務に対する経験の積み重ねにより、対処できると思われる。
学納金の引落結果が判明するまでの日を短くしてほしい 収納代行会社作業時間を確保するのが難しい状況にあるが、期間が短くならないか検討したい。
収納に関するマニュアルを整備してほしい 収納業務マニュアルを作成(平成22年3月)し、ザイトス(ファイルサーバシステム)で公開した。
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